Programa de Excelência Gerencial da SUBSEDEC - PEG-SUBSEDEC
1. Considerações Iniciais
a. O PEG-SUBSEDEC é a ferramenta de implementação da
estratégia de melhoria da gestão da SUBSEDEC, estabelecida
na Resolução SEDEC n° 280, de 10 de março de
2005, estando alinhado com os objetivos decorrentes daquela melhoria da
gestão.
b. O PEG-SUBSEDEC pode ser definido como uma ferramenta que visa a melhorar
o atendimento à população e aos integrantes da SEDEC,
para que atenda nas melhores condições aos anseios da sociedade
do Estado do Rio de Janeiro, tendo por base a capacitação
dos recursos humanos e caracterizada por ações voltadas
para o aperfeiçoamento dos processos, o gerenciamento de projetos
e o permanente estímulo para motivação de todos os
integrantes da Subsecretaria.
c. Os objetivos contidos no Programa vão ao encontro do estabelecido
pelo Subsecretário de Defesa Civil. O PEG-SUBSEDEC é mais uma
ferramenta que ajudará na concretização dos objetivos
da Subsecretaria e no gerenciamento de seus programas e projetos.
d. O Programa é baseado na Gestão pela Excelência,
configurado em um modelo de gestão ou gerenciamento organizacional,
definido a partir de critérios de excelência em gestão
utilizados pelo Programa Qualidade Rio e aceitos em vários países.
e. Suas principais características são: o desempenho (administração
por resultados); a satisfação dos usuários; a valorização
das pessoas; a comparabilidade; a melhoria e o aprendizado contínuos;
e a pró-atividade.
f. O Modelo de Excelência em Gestão preconizado pelo Programa
Qualidade Rio é composto por oito partes que, juntas, compõem
um sistema de gestão para as organizações do Estado
do Rio de Janeiro:
1. Liderança;
2. Estratégias e Planos;
3. Clientes;
4. Sociedade;
5. Informação e Conhecimento;
6. Pessoas;
7. Processos;
8. Resultados.
g. Para a aplicação do modelo na SUBSEDEC foi considerada uma
ampla pesquisa inicial sobre:
- como iriam desenvolver-se as mudanças na cultura organizacional;
- o desenvolvimento dos planos necessários à orientação
das mudanças em todos os níveis;
- a implementação de ações para alinhar os
subsistemas da SUBSEDEC aos objetivos da organização como um todo;
- o desenvolvimento de instrumentos para acompanhamento e avaliação
dos progressos da implementação com toda a base estatística
necessária à sua validação; e
- a antecipação das dificuldades à sua implantação.
h. O modelo também foi adaptado às condições
conjunturais do País.
i. Em última análise, por meio do Programa busca-se elevar
o nível da qualidade dos serviços prestados pela SUBSEDEC,
sendo a atividade-fim, portanto, o foco do PEG-SUBSEDEC.
2. Intenção do Subsecretário da Defesa Civil
A situação futura desejada, com a implantação
do PEG-SUBSEDEC é:
- uma administração aberta à evolução
permanente e flexível para adaptar-se com rapidez a novas metodologias
gerenciais e às evoluções de cenários;
- a valorização da criatividade, do comportamento pró-ativo
e da avaliação contínua, para inovação
e melhoria permanentes;
- que os integrantes da SUBSEDEC incorporem e adotem - conscientes, confiantes
e voluntariamente - a última palavra em termos de metodologia de
gestão, tendo como ideal a busca da excelência de desempenho
e resultados; e
- consolidar o alto conceito da Defesa Civil junto à sociedade,
também, como Instituição modelar no gerenciamento
dos recursos que ela lhe disponibiliza.
3. Finalidade do Programa
O PEG-SUBSEDEC visa a adoção pela Defesa Civil de práticas gerenciais que conduzam a um melhor desempenho dos programas, projetos e processos e à melhoria da qualidade dos produtos e serviços disponibilizados pela Secretaria.
4. Metas do PEG-SUBSEDEC
- Implantar um programa de gerenciamento moderno na então Secretaria de Estado
de Defesa Civil até 2006.
- Consolidar, em anos posteriores, as práticas gerenciais adotadas.
5. O modelo de gestão proposto
O modelo adotado inicia-se com uma avaliação de 26 unidades
da Subsecretaria de Defesa Civil, destinada a verificar a atual e real situação
gerencial dessas unidades, identificando os pontos fortes e as oportunidades
de melhoria. Inicia-se, então, um ciclo de gestão por projetos,
incluídos em um plano de melhoria da gestão, buscando melhorar
continuamente os processos existentes.
A avaliação baseia-se nos oito critérios de excelência
do Programa Qualidade Rio (PQRio).
A gestão por projetos, o planejamento, utilizando novas ferramentas,
e a ampliação das oportunidades para a capacitação
dos recursos humanos fazem parte do modelo proposto.
Os critérios de excelência servirão para nortear toda
a gestão no âmbito da Defesa Civil e não somente para
realizar a avaliação.
A avaliação deve ser repetida de forma contínua (anual).
6. Cronograma das ações do Programa de Excelência Gerencial
- Para o primeiro ano de implantação, conforme estabelecido
no ANEXO “A”
- Para os demais anos, as atividades serão planejadas em função
do desenvolvimento da implantação do PEG-SUBSEDEC.
7. Estrutura de Coordenação do Programa de Excelência Gerencial
A estrutura de coordenação de um processo de mudanças
é um fator crítico da implantação, não
existindo uma fórmula para montá-la, pois varia de uma organização
para outra.
Para iniciar a implantação do processo de mudanças,
podemos fazer uso de uma estrutura “ad hoc”, ou seja, equipes
que terão por objetivo agilizar as tarefas, retirando o sistema
da inércia e comprometendo-se não apenas com a organização,
mas também em fazer as mudanças acontecerem.
Para cada equipe deve ser definida a missão, os objetivos, a composição
e os prazos, estabelecendo uma agenda mínima de trabalho, de modo
a viabilizar o seu monitoramento.
A estrutura “ad hoc” usada na implantação do
processo de mudanças deve aproveitar a estrutura formal existente
em seus diversos níveis, para realizar os trabalhos, buscando trazer
para os debates as pessoas que trabalham nos processos-chave. Esta mesclagem
de estruturas possibilita o aprendizado organizacional e a melhoria contínua
do desempenho.
a. Estrutura de Coordenação do Programa (PEG-SUBSEDEC):
O Subsecretário de Defesa Civil é o Gerente-Executivo do PEG-SUBSEDEC
1) Coordenação Executiva
Essa equipe é integrada pelos membros do Grupo Executivo do Programa
Excelência Gerencial – GEPEG. A missão do Grupo Executivo
é “propor estratégias, diretrizes e metas para o processo
de mudanças, coordenando a implantação do PEG-subSEDEC
em toda a sUBSecretaria”.
A Coordenação Executiva do GEPEG será exercida pelo
Ten Cel BM José Luiz Ruas Guerra, que contará com a colaboração
de cinco Coordenadores setoriais, das áreas de Ensino, Operacional,
Saúde, Administrativa e Especializadas.
Estrutura de Coordenação Geral do GEPEG
2) Operacional
Exercida pelos Subcomandantes Administrativos de cada unidade designada.
A missão dos Chefes dos Comitês Internos da Qualidade das
unidades designadas é “propor estratégias, diretrizes
e metas para o processo de mudanças, coordenando a implantação
do PEG-SUBSEDEC, no âmbito de sua unidade, acrescida da implementação
dos planos de melhoria da gestão, e procedendo, ainda, à
análise e a adequação à realidade de cada
unidade das metodologias a serem utilizadas”.
Os membros do Comitê Interno da Qualidade da unidade são
aquelas pessoas designadas pelo comandante, devendo ter disponibilidade
para participar de cursos e de projetos de melhoria e de acompanhar ações
de melhoria nos processos, desenvolvendo ações corretivas
e/ou preventivas que permitam a eliminação dos desvios/erros,
possibilitando ganhos de qualidade e produtividade para a unidade.
b. Membros do Grupo Executivo do Programa Excelência Gerencial – GEPEG
1) Missão
Assessorar o Subsecretário de Defesa Civil na implantação do PEG-SUBSEDEC e dinamizar as ações voltadas para a consecução da finalidade e das metas do Programa, o qual prevê a melhoria da qualidade dos projetos, processos, produtos e serviços, enfim do gerenciamento na Defesa Civil do Estado do Rio de Janeiro.
2) Resolução da SEDEC de nomeação dos membros do GEPEG
A Resolução SEDEC nº 280, de 10 de março de 2005, publicou a nomeação de 4 oficiais. Estes oficiais estão sob a chefia de um Tenente Coronel, Coordenador Executivo do GEPEG.
3) Atribuições dos membros do GEPEG
- Planejar, documentar e conduzir as atividades relativas à implementação
do PEG-SUBSEDEC, bem como promover e orientar os programas congêneres
conduzidos nas unidades.
- Promover a difusão da capacitação de recursos humanos
para a Defesa Civil, por meio de cursos, estágios, seminários,
simpósios e ciclo de palestras.
- Executar reavaliações programadas do PEG-SUBSEDEC e participar
do processo da melhoria contínua.
- Promover atividades visando a desenvolver mecanismos que motivem os
envolvidos na avaliação, em todos os níveis.
- Estabelecer canais de comunicação horizontalizados, de
forma a melhorar a interação com as unidades envolvidas,
para coordenar a execução nos diversos níveis.
- Estabelecer parcerias com organizações públicas
e privadas que detenham conhecimento e experiência no campo da gestão
pela excelência, da logística e de modernas metodologias,
métodos e ferramentas de administração.
- Promover a divulgação das matérias relevantes e
de interesse do Programa.
- Programar e planejar auditorias internas do sistema de qualidade no âmbito da SUBSEDEC.
- Implementar o Prêmio da Qualidade da SUBSEDEC.
8. Fases Iniciais do PEG-SUBSEDEC
a. 1ª Fase
- Implementar os Projetos de Melhorias - a partir de abril de 2005.
- Cada unidade definirá os seus projetos a partir do Relatório
de Avaliação remetido pelo Programa Qualidade Rio, relacionado
ao ciclo de avaliação de 2004.
- Definir, estabelecer prioridades e gerenciar os projetos para as melhorias,
designando os respectivos responsáveis pelos projetos e suas equipes.
- Otimizar os processos da unidade, mediante identificação
e análise, simplificação, solução de
problemas (utilizando ferramentas afins) e aperfeiçoamento dos
processos.
- As ações de gerenciamento dos projetos e de otimização
dos processos, acima comentadas, podem ser realizadas simultaneamente.
- Para os projetos complexos, poderá haver capacitação
específica de recursos humanos.
b. 2ª Fase
- Realizar a avaliação das unidades até 30 de julho
de 2005. O prazo de três meses é considerado suficiente para
a 2ª Fase, mas exige-se rapidez na preparação do pessoal
pelos multiplicadores (pessoal que realizou o Curso de Formação
de Avaliadores do PQRio).
- O gerente-executivo do PEG da unidade será o chefe, diretor ou
comandante.
- Devem ser nomeados os membros do Comitê Interno da Qualidade das
unidades participantes sob a coordenação do Subcomandante
Administrativo, cuja atividade inicial será a avaliação,
aproveitando o pessoal capacitado, denominados multiplicadores.
- Estabelecer os pontos fortes e as oportunidades de melhorias, conforme
os critérios de excelência, cuja aplicação
é do conhecimento dos multiplicadores.
9. Concepção do PEG-SUBSEDEC
O modelo aqui descrito foi construído a partir das considerações
conceituais e da literatura existente sobre metodologias de implementação
de Estratégias de Melhoria da Gestão, estando ainda baseado
nos fundamentos e nos critérios de excelência. Foram utilizadas
as idéias dos autores clássicos da administração
moderna, tais como: Peter Drucker, Alwin Tofler, Kotler, Kaplan, Norton
e outros.
Os termos Gestão e Gerência são considerados sinônimos
para fins do PEG-SUBSEDEC. De acordo com o dicionário NOVO AURÉLIO,
século XXI, gestão é o ato de gerir e gerência
é o ato ou efeito de gerir.
Os fundamentos de excelência adotados foram:
- liderança e constância de propósitos;
- visão de futuro;
- interação e foco no cliente (sociedade);
- responsabilidade social e ética;
- decisões baseadas em fatos e dados;
- valorização das pessoas e capacitação de
recursos humanos;
- abordagem por processos;
- foco nos resultados;
- inovação;
- agilidade;
- aprendizado organizacional; e
- visão sistêmica
Os critérios de excelência adotados pelo PEG-SEDEC foram:
1. Liderança;
2. Estratégias e Planos;
3. Cliente;
4. Sociedade;
5. Informações e conhecimento;
6. Pessoas;
7. Processos; e
8. Resultados
10. Implantação do PEG-SUBSEDEC
A implantação do PEG-SUBSEDEC segue o modelo da Fig 3, que deve ser adaptado em cada Unidade, em função de sua característica, quando da implantação do Programa.
Passo 1 - Tomada da Decisão
O Subsecretário de Defesa Civil, junto com o Estado Maior Geral, decidiu sobre a necessidade de implementar uma estratégia de melhoria da gestão em larga escala na Defesa Civil do Estado do Rio de Janeiro, adotando o Programa Excelência Gerencial da SUBSEDEC como o instrumento principal dessa estratégia.
Passo 2 – Sensibilização das Unidades
Neste passo do modelo, o Subsecretário da Defesa Civil determinou
a realização de reuniões e palestras de sensibilização
para os Comandantes, Chefes e Diretores dos órgãos da SUBSEDEC,
para mostrar a importância do PEG–SUBSEDEC e da utilização
de novas ferramentas gerenciais para melhorar a gestão da Instituição.
Essa sensibilização é feita mediante palestras dos
integrantes do Grupo Executivo do PEG-SUBSEDEC, com a intervenção
do próprio Subsecretário de Defesa Civil, assim como de consultores
e executivos de organizações públicas e privadas.
Nesse passo, existe a orientação para os integrantes da
SUBSEDEC participarem de palestras de sensibilização, seminários,
congressos e cursos, podendo-se também utilizar a leitura de artigos
em revistas especializadas e a Internet.
O aumento do conhecimento sobre estratégias de melhoria da gestão
e sua aplicação à Defesa Civil, assim como a utilização
de seus conceitos, técnicas e ferramentas e a aplicação
da gestão baseada em fatos e dados, possibilita aos gestores uma
capacidade maior para identificar e solucionar problemas e melhorar os
processos.
O compromisso pessoal dos comandantes em todos os níveis mostra
que a utilização das práticas é responsabilidade
de todos. É importante ressaltar que a meta principal do processo
de mudanças deve ser a melhoria contínua dos processos e
não a verificação de quem individualmente não
atinge os padrões, tendo em vista que o importante é o aperfeiçoamento
do sistema organizacional da Defesa Civil como um todo.
Para a atualização do conhecimento e a verificação
do estado da arte em relação às estratégias
de melhoria da gestão, também são indicadas visitas
a outras organizações que já tenham iniciado algum
processo de mudanças, por exemplo, unidades do Corpo de Bombeiros
Militar de outros Estados e/ou países, fazendo uso do referencial
comparativo, para identificar as melhores práticas e processos
que estejam relacionados aos serviços prestados pela Defesa Civil,
de forma que sejam identificados seus pontos positivos e negativos, para
que não se repitam os erros e que os acertos sejam utilizados para
disseminar essas boas práticas.
Nesse momento deve ser incentivada a participação das lideranças,
em todos os níveis hierárquicos, a começar pelo envolvimento
pessoal dos comandantes das unidades na criação e no reforço
de valores, na definição de rumos, missão, objetivo
político, estratégias e expectativas de desempenho e na
manutenção do foco no usuário. Liderança é,
então, a palavra chave de todo o processo, pois sem ela nada efetivamente
acontece.
Todos os integrantes da Instituição, particularmente os
comandantes, chefes e diretores, devem adotar medidas para motivar seus
subordinados para a implantação do PEG-SUBSEDEC. É necessário,
portanto, o comprometimento da liderança e de todos os integrantes
da Defesa Civil para a implantação efetiva do PEG-SUBSEDEC.
Passo 3 – Avaliação
A avaliação inicial busca realizar um diagnóstico
da situação presente das unidades que estejam participando
diretamente do PEG-SEDEC, verificando as variáveis que influenciam
a organização, as ameaças e oportunidades do ambiente
externo, e as fortalezas e debilidades do ambiente interno.
Aquelas unidades que participaram do Ciclo de Avaliação
de 2004 do Prêmio Qualidade Rio deverão fazer uso dos Critérios
de Excelência para fazer uma leitura adequada do seu nível
de gestão. Além disso, deverão também utilizar
as informações descritas no Relatório de Avaliação
encaminhado pela Coordenação do Prêmio Qualidade Rio,
de forma a identificar, por meio desta avaliação independente,
seus pontos fortes e suas oportunidades de melhoria.
Deve-se, também, fazer um levantamento dos níveis de satisfação
das diversas partes interessadas (clientes) nos resultados da Defesa Civil,
tendo em vista que essa é uma informação importante
a ser considerada quando da escolha das iniciativas mais importantes para
melhorar o desempenho.
É preciso também realizar uma verificação
inicial sobre quais são os indicadores necessários ao gerenciamento
da unidade, como conseguí-los e monitorá-los, além
de identificar os níveis do desempenho atual e do desejado, estabelecendo-se
um pequeno diagnóstico dos principais processos da unidade em todos
os níveis. É com base nesses dados que será possível
identificar as principais restrições em relação
às necessidades dos interessados e ao desempenho dos processos
considerados críticos, ou seja, aqueles poucos que são vitais
ao desempenho da Defesa Civil.
É importante medir continuamente os resultados dos processos para
avaliar a eficácia das unidades da Defesa Civil, saber onde se
encontra, onde deve chegar e que medidas devem ser tomadas. A partir dessa
medição, pode-se identificar os processos cujo desempenho
não estejam correspondendo ao planejado, para tomar as necessárias
ações corretivas.
Cada unidade conduzirá sua própria avaliação,
ou seja, não estará sendo avaliado por nenhum elemento externo,
sendo de seu próprio interesse e proveito a excelência do
trabalho. Não se buscam responsáveis e sim problemas existentes
nos processos, para serem corrigidos na 2ª Fase do PEG-SUBSEDEC. O resultado
da avaliação de cada unidade interessa apenas ao seu chefe
direto e ao Ch, Dir, ou Cmt imediato. É fundamental a opinião
e a participação de cada executante das tarefas e atividades
que compõem o processo de avaliação no levantamento
das fortalezas e debilidades (problemas/oportunidades de melhoria). Os
critérios do PQRio devem ser seguidos por todas as unidades.
Passo 4 – Capacitação de Recursos Humanos
A capacitação de recursos humanos é um passo fundamental
na implantação do PEG-SUBSEDEC. Por isso, o Programa buscará
promover a atualização do público interno, por meio
de cursos de treinamento gerencial, seminários, simpósios
e ciclos de palestras.
Todo o processo educativo voltado para a implantação do
PEG-SUBSEDEC deverá ser iniciado pelos comandantes, desde já,
visando a sensibilização e o aumento do conhecimento sobre
o assunto.
A realização, porém, das atividades de ensino apenas
com pessoal selecionado dentro do público interno não estaria
viabilizando a tão desejável integração com
a sociedade civil. Para tal, busca-se implementar um programa de capacitação
que, através de atividades orientadas e parcerias com organizações
civis, levem às diferentes unidades da Defesa Civil uma forma de
se preencher possíveis lacunas, assim como aperfeiçoar os
processos existentes e introduzir outros.
Neste passo, uma grande atenção deverá ser dada para
a definição dos tipos de cursos que serão realizados
ao longo da implantação do PEG-SUBSEDEC. Em uma primeira fase,
foi definida a participação dos membros das 26 unidades
participantes do PEG-SUBSEDEC nos Cursos de Formação de Avaliadores
do PQRio.
Caberá aos membros do GEPEG a adaptação dos conhecimentos
técnicos à realidade da Defesa Civil, quando pertinente,
viabilizando a participação do pessoal em cursos e por meio
de visitas de benchmarking para melhorar a capacitação,
de forma a mostrar que o tipo de conhecimento transmitido pode ser aplicado
à Defesa Civil.
Cabe destacar que é de suma importância a capacitação
do pessoal, para que as pessoas aprendam novas técnicas e métodos
para a melhoria da gestão. Caso contrário, elas permanecerão
realizando suas tarefas da mesma maneira, pois não aprenderão
um modo diferente de realizar seu trabalho.
Espera-se dos comandantes das 26 unidades participantes do PEG-SUBSEDEC a
iniciativa de capacitar seus subordinados à realização
de avaliações, projetos de melhoria e programas diversos,
em contato com os membros do GEPEG e mediante o emprego dos multiplicadores
subordinados, que já tenham sido capacitados.
Passo 5 – Plano de Comando
Neste passo, está previsto o desenvolvimento do Plano de Comando,
de forma a estabelecer o direcionamento a ser seguido pela unidade no
longo prazo. Esses trabalhos são de responsabilidade direta do
Comandante da unidade.
Deve ser realizada uma análise crítica da Missão,
da Visão de Futuro, da Política, das Estratégias,
das Diretrizes, dos Objetivos e das Metas, além das ações
relacionadas ao Plano de Melhoria da Gestão.
As Orientações Gerais do Secretário de Defesa Civil
devem ser consideradas em todas as etapas do planejamento e execução
dos trabalhos, pois influenciam a estrutura e a dinâmica de atuação
da unidade. Deve-se levar em conta, também, a política e
estratégia do Governo do Estado do Rio de Janeiro para o setor
de Defesa Civil e os mecanismos de financiamento que causam impacto sobre
a atuação da unidade, além dos fatores econômicos,
políticos, culturais e demográficos que são essenciais
para o seu gerenciamento.
Com a análise das ameaças e oportunidades, das forças
e fraquezas, dos valores e crenças, das Diretrizes do Secretário,
da Missão e da Visão de Futuro da Defesa Civil é
possível estabelecer a Missão e a Visão Estratégica
da unidade, por meio da qual o Comandante da unidade tem condições
de alinhar e integrar todos setores, com o direcionamento que se deseja
dar à unidade.
Cabe destacar que a Visão Estratégica é a “condição
palpável”, ou objetivo maior a ser alcançado no período
correspondente ao Comando considerado. A Visão Estratégica
passa a ser considerada o principal objetivo de longo prazo, visando ao
cumprimento da missão.
Após definir a Visão Estratégica, parte-se para a
operacionalização desses conceitos. Para isso, são
definidas as Estratégias, os Objetivos Estratégicos e as
Ações (Programas e Projetos). As Estratégias e os
Objetivos Estratégicos são utilizados para servir como instrumento
de transformação da Visão Estratégica e da
Missão em projetos focados e viáveis.
Cabe destacar que, para cada Objetivo Estratégico devem ser definidas
Ações e a cada Ação os projetos e prazos correspondentes,
visando criar um alinhamento entre a Missão, a Visão Estratégica,
as Estratégias e cada uma das Ações estabelecidas
e seus posteriores desdobramentos em projetos.
Passo 6 - Plano de Melhoria da Gestão
Uma das prioridades estabelecidas pelo Secretário de Defesa Civil
é implementar uma gestão baseada em processos, que seja
orientada para atender os usuários da Defesa Civil, ou de cada
unidade, com vistas a atingir os objetivos estabelecidos no escopo dos
Planos de Comando de cada unidade.
Nesse sentido, deve ser elaborado um Plano de Melhoria da Gestão.
As unidades que participaram do Ciclo 2004 do Prêmio Qualidade Rio,
podem se basear no Relatório de Avaliação da gestão
que foi enviado para cada unidade participante.
O GEPEG elaborará um modelo padronizado para a escrituração
do Plano de Melhoria da Gestão.
É importante destacar a necessidade de aperfeiçoar processos
nas unidades da SEDEC. Para isso, todo chefe deve buscar, inicialmente,
conhecer os processos que estão sob sua responsabilidade, porque
só é possível melhorar aquilo que se conhece.
Pode-se adotar a seguinte metodologia para tal aperfeiçoamento:
1ª fase - análise do processo para melhor identificá-lo
(“mapeamento”);
2ª fase - simplificação do processo, eliminando ações
que nada acrescentam;
3ª fase - aplicação da Metodologia de Análise
e Solução de Problemas (MASP), que tem o objetivo de resolver
de forma simples os problemas já identificados no processo;
4ª fase - aplicação do PDCA (Plan-Do-Check-Act), ou
seja, encontrar e analisar as causas dos problemas e planejar a sua eliminação
(Plan); implementar as ações planejadas (Do); verificar
e avaliar os resultados obtidos (Check); e efetuar, se for o caso, as
mudanças no processo (Act).
Passo 7 – Sistema de Medição
O Sistema de Medição deve incluir as medidas de desempenho
e os respectivos indicadores. Primeiramente, deve ser realizada uma análise
do “o que medir”. Depois, são identificados os indicadores
relacionados às diferentes perspectivas do desempenho que foram
consideradas relevantes pelo Secretário de Defesa Civil. Essa definição
do Sistema de Medição é importante para alinhar,
inclusive, os indicadores de desempenho da implementação
relacionados ao Plano de Comando, aos Clientes e aos Processos da unidade.
É necessário o forte comprometimento do Diretor ou Comandante
da unidade na implementação do Sistema de Medição,
pois vai ser um decisivo indutor da nova cultura de foco nos resultados.
Cabe destacar que alguns indicadores já existem e estão
sendo utilizados há muitos anos na Defesa Civil, porém sem
uma aplicação efetiva daquelas informações,
para a tomada da decisão. Esses indicadores utilizados pela Defesa
Civil foram levantados pelo GEPEG.
Para a implantação do Sistema de Medição,
pode-se utilizar essa base de indicadores já levantada pelo GEPEG
e, com a ajuda desses especialistas, estabelecer os indicadores balanceados
da unidade, de forma “top-down”, ou seja, partindo-se das
necessidades da Secretaria de Defesa Civil e do Diretor ou Comandante
da unidade.
Passo 8 – Monitoramento e Avaliação
Este passo tem por objetivo avaliar os resultados da implantação
do PEG-SUBSEDEC na unidade. Para isso, o Sistema de Medição
do desempenho (Passo 7) tem um papel fundamental.
Cabe observar que deve haver uma mudança no próprio processo
de avaliação da unidade, que ainda não utiliza sistematicamente
os indicadores do desempenho.
A Coordenação do GEPEG auxiliará cada unidade no
estabelecimento de seus respectivos indicadores, com os correspondentes
gráficos e tabelas. Modernos softwares poderão ser adotados
para facilitar o gerenciamento dos projetos e poderão conter os
principais indicadores de desempenho, possibilitando aos comandantes melhores
condições de decidir sobre determinado assunto ou questão.
Considerações Finais
A Secretaria de Defesa Civil é uma organização que
possui como seus principais valores a qualidade dos serviços que
presta à população, mas também acredita na
dedicação, no entusiasmo, na dedicação e na
competência de seus integrantes. Por isso, como confirmam as pesquisas,
a confiança que a população deposita no Corpo de
Bombeiros Militar do Estado do Rio de Janeiro, que é a espinha
dorsal da Defesa Civil do Estado do Rio de Janeiro, emana do profissionalismo
da Secretaria, de sua identificação com as aspirações
da sociedade, da sensibilidade que tem para compreender as necessidades
da população no presente, aliada à capacidade de
adaptar-se à evolução dos cenários, modernizando-se,
sem abandonar os valores básicos que determinam sua peculiar atuação.
O Secretário de Estado da Defesa Civil decidiu implantar uma estratégia
de melhoria da gestão, baseada no Programa Excelência Gerencial,
que será uma ferramenta nas mãos dos gestores do órgão,
em todos os níveis hierárquicos, para conhecer, analisar,
avaliar e aperfeiçoar o desempenho da Defesa Civil, como um todo,
com vistas à satisfação de todos os interessados
nos seus resultados.
O PEG-SUBSEDEC é, então, um objetivo da Defesa Civil. Baseia-se
em uma moderna filosofia gerencial adotada pelas organizações
em todo mundo.